Microsoft 365 — 15 фишек, о существовании которых вы, возможно, даже не подозреваете
Microsoft 365 — настоящий техно-комбайн, пригодный не только в офисе, но и дома. Среди лабиринта программ, доступных в нем, легко упустить из виду некоторые их функции или просто недооценить их. Вот несколько хитростей, которые могут понадобиться вам каждый день.
Наверное, все знают Microsoft 365. Эта услуга на основе подписки позволяет вам использовать полный набор хорошо известных и любимых офисных приложений — от Word и Excel до PowerPoint и Outlook, на вашем компьютере, ноутбуке, планшете и телефоне одновременно.
Более того, все это при полной поддержке облака, то есть выделенного онлайн-хранилища для пользователей в службе OneDrive, что не только облегчает работу, предоставляя доступ к вашим ресурсам в любое время и в любом месте, но также позволяет вам легко и быстро делиться это с другими.
Интересно, что до недавнего времени этот удивительный пакет назывался Office 365. Однако в прошлом году его заменили на Microsoft 365, и это было больше, чем просто изменение имени. Два новых пакета — Microsoft 365 Personal, предназначенные для одного человека и предназначенные максимум для семейства Microsoft 365 из 6 человек, были расширены новыми инструментами и приложениями.
Однако нельзя отрицать, что Microsoft 365 гораздо шире, и поэтому многие из его возможностей могут остаться для нас незамеченными. Мы собрали около дюжины их, чтобы показать вам, на что способен этот комбайн. Так что, если вы все еще не можете решить, стоит ли переходить на Microsoft 365, прочтите наше руководство.
Кто знает, может быть, вы убедитесь, что оно того стоит. Тем более, что сейчас для этого появилась прекрасная возможность благодаря акции Microsoft 365 Extra Time — купив лицензию Microsoft 365 Personal или Microsoft 365 Family на год — и при этом вы сможете получить дополнительные 3 месяца бесплатно.
15 полезных особенностей, которые заставят вас еще больше оценить Microsoft 365.
Работать вместе проще, чем когда-либо
Самое большое преимущество Microsoft 365? Комфортность работы в команде выше среднего, что в условиях эпидемий и удаленного выполнения служебных обязанностей становится еще более важным. Связывая программы пакета со службой OneDrive, несколько человек могут работать над каждым документом одновременно.
Все, что вам нужно сделать, это сохранить файл в OneDrive, а затем поделиться им с другими создателями (Файл -Поделиться). Важно отметить, что вы можете отправить файл своим коллегам прямо из программы, введя их адреса электронной почты в открывшемся окне, или скопировать сгенерированную ссылку и отправить ее другим способом, который вам подходит.
В обоих случаях вы можете дополнительно защитить свой документ, электронную таблицу или презентацию, установив для него пароль и срок действия.
Документ, который выглядит именно так, как вы его придумали
Иногда при работе с текстовым редактором для нас чрезвычайно важно не только содержание созданного документа, но и его внешний вид. Правильно подобранный шрифт, соответствующий размер полей и межстрочный интервал или даже стиль форматирования, который соответствует нашим потребностям, могут здесь сильно измениться.
Вместо того, чтобы экспериментировать с уже написанным текстом или вставлять что-то, найденное в Интернете, вы можете протестировать любые изменения на случайной выборке, которую предоставляет сам Word. Этот прием полезен при создании собственных шаблонов документов или при тестировании принтера.
Интересно, что здесь Microsoft имела в виду не только опытных пользователей, которые ежедневно используют самый популярный заполнитель Lorem ipsum, но и тех, кто менее осведомлен, для которых последовательность латинских и квази латинских слов кажется менее наглядной, чем фрагмент собственно текста. Поэтому в Microsoft Word мы найдем не один, а два скрытых варианта генерации случайного текста.
Итак, с первым, основанным на вышеупомянутом Lorem Ipsum, вы вставите такой образец текста в свой документ. Все, что вам нужно сделать, это ввести фразу = lorem () в любую строку и подтвердить ее нажатием ENTER, и на ее месте появятся пять абзацев Lorem Ipsum.
Второй вариант, который использует команду = rand () для генерации текста, вызывает пять абзацев прямо из файла справки Microsoft Word. Однако стоит знать, что в обоих случаях мы можем определить размер автоматически созданного текста. Для этого вводим его параметры в круглые скобки по ключу — (количество абзацев, количество предложений в каждом из них). Другими словами, если мы хотим протестировать форматирование на фрагменте из 3 абзацев, мы создаем фразу = rand (3,5) для пяти предложений в каждом из них и проверяем ее с помощью Enter.
Водяной знак, чтобы подчеркнуть важность ваших документов
Вы, наверное, уже знаете, что Word позволяет ставить водяные знаки на созданные документы — например, чтобы подчеркнуть их конфиденциальность. Таким образом, вы также можете подготовить документы компании, вставив свою собственную графику в качестве водяного знака вместо текста.
Просто выберите «Водяной знак» на вкладке «Дизайн», а затем выберите «Пользовательский водяной знак». После этого все, что осталось — это выбрать «Водяной знак», нажать «Выбрать изображение» и выбрать источник графического изображения, которое вы хотите использовать.
Это может быть файл на вашем локальном диске или изображение, которое вы искали в Интернете. Также может быть одно из изображений, хранящихся в вашем личном облаке OneDrive. Как только вы примете решение, вы увидите выбранную вами иллюстрацию на заднем плане документа. По умолчанию он будет едва виден, но если вы решите не размывать, он появится во всей красе.
Мгновенно вернуться к предыдущему месту редактирования
Любой, кто хоть раз исправлял длинный текст, знает, насколько трудным может быть этот процесс. Особенно, когда при проверке текста мы перескакиваем между его большими фрагментами, нормальный возврат к ранее отредактированной части может быть немного хлопотным. Поэтому в таких ситуациях стоит использовать сочетание клавиш SHIFT + F5, которое мгновенно переместит курсор на место последней коррекции.
Чтобы писать без ошибок, в любое время и в любом месте
Для использования в браузерах Word, Outlook, Edge и Chrome.
Любой, кто хотя бы раз использовал Word или Outlook, наверняка заметил чрезвычайно эффективную работу редактора, то есть помощника, поддерживаемого искусственным интеллектом, который регулярно проверяет стилистическую, грамматическую и орфографическую правильность написанных текстов на более чем 80 языках.
В Word даже есть специальный раздел, посвященный этому инструменту, в котором мы можем проверить, что не так с просматриваемым контентом, и получить предложения по исправлению любых ошибок одним щелчком мыши.
Однако не все знают, что редактор Microsoft Editor также доступен в виде расширения для браузеров Edge и Chrome, где он может играть аналогичную роль при вводе текста в веб-браузеры, создании записей на форумах или использовании контактных форм на сайты различных магазинов или сервисов.
И хотя это расширение может использовать кто угодно, независимо от того, есть ли у них активная учетная запись Microsoft 365 или нет, подписчики этой службы могут дополнительно пользоваться расширенными правилами грамматики и стиля, касающимися формальной стороны текста, его краткости и используемого словарного запаса.
А на заднем плане пусть играет музыка… Для использования в: PowerPoint
Создать презентацию с помощью PowerPoint просто и интуитивно понятно. Это также дает массу возможностей разнообразить отображаемые слайды, чтобы их представление не было слишком однообразным, одновременно утомляя аудиторию. Один из способов раскрасить презентацию — выбрать подходящую музыку для отдельных слайдов и встроить их таким образом, чтобы они автоматически воспроизводились в фоновом режиме.
Для этого используйте вкладку «Вставка», затем выберите «Звук»-«Звук на моем компьютере» и выберите интересующий вас звуковой файл. При этом на просматриваемом слайде появится значок динамика с простым плеером.
Если бы мы запускали презентацию в данный момент, необходимо было бы вручную активировать звуковой файл на этом слайде. Однако для того, чтобы он запускался автоматически, сначала вызовите меню «динамик» правой кнопкой мыши и выберите «Стиль»-«Играть в фоновом режиме» из доступных там опций.
Фильм вместо типичной презентации? Почему бы и нет… Для использования в: PowerPoint
Еще более интересный способ сделать оригинальную презентацию — превратить слайды в видео. Просто используйте Файл-Экспорт-Создать видео. После выбора качества фильма и указания времени для каждого слайда нажмите кнопку «Создать видеоклип», и через некоторое время мы сможем насладиться исходной презентацией.
Здесь стоит добавить, что если мы ранее позаботились о дополнительном саундтреке к нашей презентации (фоновой музыке), он также появится в фильме.
Переводы по запросу. Для использования в: Outlook, Word, Excel, PowerPoint.
Одним из преимуществ пакета Microsoft 365 является возможность быстро переводить отдельные слова, предложения и даже содержимое всего документа или электронного письма благодаря использованию двуязычных онлайн-словарей службы Microsoft Translator.
Однако при открытии документа на языке, отличном от установленного, Word чаще всего предлагает его перевод в ситуации, когда мы уже работаем над документом, электронной таблицей или презентацией и есть необходимость в быстром переводе.
Для этого мы можем использовать контекстное меню, вызываемое правой кнопкой мыши (после выбора данного фрагмента текста) и опцию Translate там, или, что может быть более удобно в некоторых случаях, войти во вкладку Review и только здесь использовать «Перевести элемент».
Что это нам дает? Затем программа спрашивает, переводить ли выделенный фрагмент или весь документ сразу. Выбор первого из этих вариантов текста открывает дополнительное окно переводчика сбоку, в котором после выбора фрагмента текста вы увидите его машинный перевод.
Интересно, что мы также можем использовать Переводчик для проверки правильности вновь созданных предложений на другом языке. Введите там интересующее вас предложение, выберите язык, на котором вы хотите его увидеть, и оно готово — у вас есть перевод. Просто помните, что это все еще машинный перевод, и иногда он может немного отличаться от реальности.
Важное примечание — Outlook в Microsoft 365 также имеет возможность переводчика, встроенную в программу, хотя не у всех она есть на главной ленте. Однако, когда вы получаете сообщение на другом языке, вы можете принудительно перевести его, выделив текст и выбрав опцию «Перевести» в контекстном меню или нажав кнопку «Другие действия» рядом с командой «Переслать» и выбрав «Перевести сообщение».
Нужны изменения? Измените тему на темную. Для использования в: Outlook, Word, Excel, PowerPoint.
Работая допоздна за компьютером в тускло освещенной комнате, легко утомить глаза. В Microsoft 365 этого можно избежать, переключив приложения в темный режим. Для этого сначала выберите «Файл» на панели инструментов используемой в данный момент программы, а затем «Параметры», чтобы перейти к экрану конфигурации.
Теперь все, что вам нужно сделать, это найти раздел «Персонализация вашей копии Microsoft Office» на вкладке «Общие» и выбрать соответствующий параметр в раскрывающемся меню «Тема Office» — темно-серый или черный. Просто помните, что это изменение влияет не на отдельную программу, а на весь пакет Office.
Небольшой, но полезный трюк в конце — если вы решите изменить тему на темную в Outlook, вы можете изменить фон окна сообщения на белый в любое время, как при просмотре полученных писем, так и при создании новых. Для этого используется кнопка со значком солнца. Интересно, что когда фон яркий, он превращается в луну, предполагая возможность переключения обратно на черный фон.
Сканирование документов и превращение фотографий в текст. Для использования в: мобильном приложении Office и OneDrive.
Мобильные приложения — прекрасное дополнение к стационарному пакету Microsoft 365. Однако речь не идет об уже известных портативных версиях Word, Excel, PowerPoint или Outlook. Да, они очень полезны при удаленной работе, но, кроме основных функций, мы не найдем в них много новых продуктов. Новое массовое приложение Office отличается от прежней версии.
Что отличает его, помимо объединения функций Word, Excel и PowerPoint в одной программе — так это возможность конвертировать фотографии в редактируемые документы, обмениваться файлами с находящимися поблизости устройствами или даже сканировать изображения в PDF. И все это в основном доступно одним или двумя движениями пальца благодаря интеграции с технологией Microsoft Lens.
Поэтому, если нам нужно быстро отсканировать изображение, просто нажмите кнопку «+» в нижней части экрана, а затем выберите «Линза» из трех доступных вариантов, которые появятся на экране. Наконец, все, что осталось сделать, это сделать снимок, отрегулировать его границу и все готово.
Интересно, что аналогичную функцию можно найти в мобильном приложении OneDrive. Однако Portable Office также может извлекать текст из фотографий — как тех, которые мы уже храним в нашей галерее на телефоне, так и тех, которые мы только берем.
Чтобы использовать эту опцию, необходимо перейти на вкладку «Действия» в приложении Office и выбрать оттуда опцию «Изображение для теста».
Ограничьте аппетит облака на локальном диске. Для использования в: OneDrive
К OneDrive легко привыкнуть. Начинаем работу над документом на домашнем компьютере и заканчиваем записной книжкой в зале ожидания аэропорта. Мы делаем снимок на смартфон, и через мгновение, благодаря синхронизации, он оказывается на ПК компании. И самое главное, мы постоянно храним резервные копии всех этих файлов в облаке, потому что благодаря подписке на Microsoft 365 у нас есть до 6 ТБ дискового пространства (в семейном пакете). Одним словом — удобство и безопасность в одном.
К сожалению, у OneDrive есть и обратная сторона — чем больше мы его используем, тем больше места занимает его хранилище, то есть каталог на локальном диске. Поскольку, хотя не все файлы в облаке необходимо синхронизировать с ним, на практике при частом использовании службы пространство на системном диске быстро заполняется. А если это SSD-накопитель, проблема готова.
К счастью, Microsoft тоже предвидела эту ситуацию. Знаете ли вы, что Windows 10 (начиная с версии 1809) оснащена датчиком памяти — специальным помощником, обеспечивающим максимальную эффективность работы системы? Возможно вы это уже знаете. Этот помощник проверяет, какие файлы не используются, и удаляет их с диска через заданный период времени. Однако важно отметить, что у датчика памяти также есть отдельная опция для локально доступного контента из облака.
Если вам нужно быстро освободить место, используя систему поиска, откройте «Параметры хранилища», затем щелкните ссылку «Настроить датчик памяти» или запустите его сейчас и перейдите к экрану конфигурации.
Найдите здесь параметры для локально доступного контента из облака и измените настройку времени, по истечении которого неиспользуемые файлы станут доступны только в Интернете на более короткий срок, например, 14 дней. Однако обратите внимание, что все это применимо, если ваше хранилище OneDrive находится на вашем системном диске.
У тебя нет места? Переместите в «облако». Для использования в: OneDrive
Если, несмотря на изменение настроек Storage Sense, у вас все еще есть проблемы со свободным пространством, лучше всего переместить растущий каталог OneDrive на другой, более крупный диск. Как это сделать?
Начните с выбора значка OneDrive на панели задач и вызова меню. Затем нажмите «Справка и настройки»-«Настройки»-«Учетная запись» и отключите этот компьютер. Когда появится экран конфигурации сервиса — игнорируйте его. Во-первых, вам нужно переместить существующую папку OneDrive в новое предпочтительное место.
Выполнено? Теперь вернемся к настройке службы. Следуя инструкциям на экране, вы достигнете точки, где вам нужно будет указать место назначения для хранилища службы. На этот раз выберите пункт «Изменить», укажите новое местоположение каталога и подтвердите его нажатием кнопки «ОК».
Наконец, вы должны подтвердить свой выбор «Использовать это местоположение», когда система обнаружит файлы в выбранной папке, и теперь у вас есть новое, скорее всего, большее хранилище для ваших файлов.
Защитите свои самые важные данные в личном хранилище. Для использования в: OneDrive
OneDrive — это дополнительное пространство для наших файлов и отличный способ поделиться этими ресурсами между компьютерами. В последнее время это также совершенно безопасная гавань для наших самых конфиденциальных и самых важных данных.
Microsoft расширила эту услугу в пакете Microsoft 365 специальной, дополнительно защищенной папкой — Personal Vault. Но дело не только в обеспечении надежных методов аутентификации. Да, для разблокировки этого каталога вам потребуется дополнительная проверка, например, путем ввода кода, отправленного на номер телефона, или авторизации с помощью Microsoft Authenticator.
Но Personal Vault может похвастаться кое-чем еще — он предлагает гораздо более надежную защиту, включая автоматическую блокировку после короткого времени бездействия и шифрование контента, не только хранящегося в облаке, но и на нашем локальном жестком диске (здесь BitLocker функция пригодится).
Как настроить личное хранилище? Все очень просто. Просто откройте меню OneDrive на панели задач и выберите оттуда «Разблокировать личное хранилище». Автоматическая настройка займет некоторое время, но затем вы можете начать заполнять новый безопасный каталог.
Лучший блокнот для быстрых идей. Для использования в: OneNote и Outlook.
OneNote, пожалуй, наименее известное приложение среди всех компонентов Microsoft 365. К сожалению, это также самая недооцененная программа в этом пакете. Жалко, потому что это действительно мощный инструмент.
Он не только позволяет создавать быстрые заметки и закреплять их на рабочем столе, но также позволяет снимать и сохранять вырезки экрана, решать математические задачи, создавать списки дел, таблицы, которые впоследствии можно преобразовать в электронные таблицы Excel, и даже сохранять заметки о встрече и делиться ими с другими участниками.
Поскольку настоящая сила OneNote заключается в его интеграции с экосистемой Microsoft 365 — с Outlook, с которым он может делиться как списками дел, так и заметками о собраниях, с Excel — в который вы можете отправлять таблицы, созданные с помощью
PowerPoint и Word — в которые оказываются полезными при подключении к службе OneDrive, благодаря которой все наши заметки автоматически синхронизируются с облаком и доступны на всех наших устройствах. Вот почему стоит попробовать OneNote.
Microsoft 365 как хранитель семьи. Для использования в: Microsoft 365 Family
Думаете, вы знаете Microsoft 365 на все 100%? Что он ничем не может вас удивить? Как насчет возможности проверить местонахождение ближайших членов семьи?
Это правда, что для этого требуется создать семейный аккаунт в вашей учетной записи Microsoft и загрузить мобильное приложение Microsoft Family Safety на телефоны его участников, но тогда у нас есть только преимущества. В дополнение к полному доступу к платформе Microsoft 365 мы можем установить ограничения по времени для детей использовать компьютер, консоль или смартфон и просматривать сводки активности.
Мы также можем найти своих близких, используя карту, встроенную в приложение, сохранить определенные места и установить оповещения о местоположении — например, чтобы быть уверенным, что наш ребенок дошел до школы или кино.
(Пока оценок нет)
Загрузка...
